Op facilitair gebied kun je processen blijven ontwikkelen en verbeteren. Wij gingen in gesprek met Anne Schouten over het gebruik van Digitaal Vastgoed Beheer. Zij werkt als stafmedewerker bij de Stichting Leger des Heils op het hoofdkantoor in Almere. Hier biedt ze ondersteuning aan de inkoop- en de vastgoedafdeling en de regionale facilitaire afdelingen in het land.
Complex
Stichting Leger des Heils probeert de manier van werken en registreren in de verschillende regio’s steeds beter op elkaar af te stemmen. Gegevens van facilitaire zaken waren per regio heel erg verspreid ingericht. Door gebruik van hun Facilitair Management Informatie Systeem (TOPdesk) en DVB wordt de laatste jaren gewerkt aan het inzichtelijk maken en centraal registreren van deze data. Legionella was daarin het eerste aandachtspunt, omdat er op diverse manieren een administratie werd bijhouden. Veelal in Excel, hier werden de registratie van alle waardes van de panden die wij beheren in bijgehouden. Het uitzoekwerk werd steeds complexer door veiligheidsvraagstukken vanaf de verschillende afdelingen zelf. Daar vloeide gigantisch veel werk uit voort.
Digitaal Vastgoed Beheer (DVB)
Er liepen destijds al contacten met Mul BV ontwerpers & adviseurs op het gebied van ontwerp en advies voor de verbouw en nieuwbouw van gebouwen. Wij werden enthousiast en toen zijn wij gaan werken met de clouddienst Digitaal Vastgoed Beheer (DVB) en met de iPad. Dat is echt een verbetering geworden. De plattegronden, legionella beheersplannen en taken werden in één systeem weggezet. De resultaten van het spoelen met de thermometer en de iPad werd vanaf dat moment ook direct in DVB geregistreerd.
Veiligheidsregistratie- en opvolging
Wij zijn dit jaar gestart met de uiteenzetting van een vaste landelijke werkwijze ten aanzien van veiligheidsregistratie en opvolging hiervan. Dit omdat naast legionellabeheer ook andere veiligheidszaken zoals liftonderhoud, BMI-onderhoud en HACCP in dit systeem kan worden weggezet. Hierin fungeert de wet- en regelgeving als leidraad. Wat zijn de wettelijke afspraken? Waar moet je aan voldoen? Hoe vaak moet iets onderhouden worden? Hoe zouden wij dit willen gaan registreren en hoe willen wij de kwaliteit gaan waarborgen en hieraan opvolging geven? Inmiddels hebben wij een start gemaakt met de pilot voedselveiligheid waarbij via inspectieformulieren op de iPad de verplichte HACCP-controles worden uitgevoerd.
Communicatie tussen de informatiesystemen
Als er een keerklepcontrole is geweest rolt hier een compleet onderhoudsrapport uit, maar hierop moet vervolgens wel (herstel)actie worden ondernomen. In samenwerking met Mul BV ontwerpers & adviseurs hebben wij een API ontwikkeld. De informatie uit DVB kunnen wij nu als melding doorzetten naar ons Facilitair Management Informatie Systeem (TOPdesk), zodat er ook een concrete actie uitrolt. Er wordt in DVB een taak aangemaakt die resulteert in een melding in TOPdesk. Door de taak af te melden op de QR-code zorgt DVB voor een automatische afmelding in TOPdesk.
Maatwerk
Met vragen kunnen wij altijd bij Mul BV terecht. Voor vakinhoudelijk advies, maar ook voor maatwerk, zoals de wensen die wij hebben ten aanzien van de registratie- en opvolging van gebouwveiligheidsitems. We zoeken naar een PDCA-werkwijze die goed aansluit op de behoeften van de regionale facilitaire afdelingen. Mul BV is dit gaan ontwikkelen en bouwt nog altijd door om alle wensen van het Leger des Heils in DVB mee te nemen. Dit is een proces dat nog steeds gaande is.
Informatie op detailniveau
Als ik kijk naar ons Facilitair Informatie Management Systeem is dat vrij ICT gericht gebouwd. Voor de meldingen- en contractmodule werkt dit heel goed. Er kunnen opdrachten naar leveranciers worden verstuurd en van contracten wordt tijdig een signaal afgegeven bij afloop. Maar als het veiligheidsregistratie en -opvolging betreft schiet het te kort. Je wilt namelijk dat als de lift is onderhouden, je na verloop van tijd bericht krijgt dat de onderhoudstermijn of het certificaat dreigt te verlopen. Als de liftpartij zichzelf nog niet heeft gemeld, wil je dat regionale facilitaire afdeling hierop signaal krijgt zodat ze zelf in actie komt.
Nog een groot voordeel van DVB is wanneer je inlogt je tot op detailniveau naar de locatiekaart kunt. De plattegrond is per etage voorzien van icoontjes per discipline. Afhankelijk van de discipline die je hebt aangevinkt, kun je alle gevraagde informatie zo omhoog lichten en rapportages uitdraaien. Dat ditzelfde ook beschikbaar kan worden gesteld voor de leverancier of onderhoudspartij is top. Door te werken met de QR-codes waar alle data en taken op worden vastgelegd kan worden nagegaan of het onderhoud ook daadwerkelijk is uitgevoerd door o.a. de controlefunctie die deze code heeft.
QR-code als bron van alle informatie
Als voorbeeld een keerklep. Het kan zijn dat de keerklep defect is, maar het kan ook voorkomen dat deze om een andere reden niet is getest. Er is op te roepen wanneer hij gecontroleerd is en wanneer er een storing is gemeld. Dat maakt het heel overzichtelijk en minder gevoelig voor menselijke fouten. Als voorbeeld: in de situatie zonder DVB gaat de facilitair medewerker ervan uit de installateur zo zorgvuldig mogelijk te hebben geïnformeerd. Als de monteur ter plaatse komt blijkt dat de informatie niet goed is overgedragen. Of hij kan zijn weg in het pand niet vinden. Vervolgens komt hij bij het defect aan en ontbreekt bepaalde informatie waardoor hij het defect niet kan herstellen. Wat als gevolg heeft dat het onderhoud in veel gevallen niet in één keer kan worden afgerond. Met DVB is de informatievoorziening veel beter, omdat je altijd terugvalt op de QR-code, de bron van alle informatie.
Samenwerking
De communicatie met Mul BV verloopt heel prettig. De directie en medewerkers zijn makkelijk te bereiken voor vragen, er is een vlakke organisatiestructuur. Daardoor kunnen wij snel schakelen en is er altijd iemand bereikbaar. Jaarlijks vindt er een legionellabeheer evaluatie plaats met de regionale facilitair managers en als daaruit spoedzaken naar voren komen worden deze direct uitgezocht of opgepakt. Mul BV is vooruitstrevend in het meedenken hoe ze ons als klant verder kunnen helpen. Er worden signalen opgepikt vanuit praktijksituaties en Mul BV zet dat vervolgens om in oplossingen die aansluiten op onze wensen.
Stichting Leger des Heils werkt inmiddels vele jaren tevreden met DVB, het heeft het legionellabeheer sterk vereenvoudigd. Legionella is een belangrijk gezondheidsvraagstuk dat moet op orde zijn en daarnaast ben je hiertoe verplicht als zorginstelling. Gegevens en daarmee de veiligheid zijn nu goed geborgd.
Ik zou Mul BV zeker aanraden aan andere bedrijven. Al ga je maar eens met elkaar om tafel om te bespreken waar je tegenaan loopt op het gebied van gebouwveiligheid en beheersvraagstukken. Dan ben ik er vrijwel zeker van dat Mul BV je verder kan helpen om de borging op orde te krijgen.
